Políticas de Privacidad y Protección de Datos – SJ Asesorías e Investigaciones

POLÍTICAS DE USO Y PROTECCIÓN DE DATOS.

El presente manual tiene aplicación sobre el tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., en sus estudios de seguridad, mediante su personal, correos electrónicos, página web, o por cualquier otro medio. 

SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., se encarga directamente del tratamiento de los datos personales. Sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero el tratamiento de los datos, bajo las mismas condiciones y responsabilidades de SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S.

2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El área administrativa de SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas de SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., están obligados a reportar estas bases de datos al área administrativa y a dar traslado a ésta, de manera inmediata todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de datos personales. 

El área administrativa también ha sido designada por SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., como área Responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 

DATOS DE CARÁCTER PÚBLICO 

Con base en el literal b del Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S. tratará sin previa autorización del titular de información los datos personales de naturaleza pública. Sin perjuicio de lo anterior y con el fin de dar tratamiento seguro a este tipo de datos, SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S. acatará y cumplirá los principios y las obligaciones emanadas en la Ley.

DISPOSICIONES ESPECIALES TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. 

Según lo dispuesto por el artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., sólo realizará el tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

Cumplidos los anteriores requisitos, SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 

3. DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES 

Las personas naturales o jurídicas cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido y no haya sido autorizado. 
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. 
  3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución. 
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

DEBERES DE SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, excepto cuando la misma no se deba solicitar de conformidad con la normatividad.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
  9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DE SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S. COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley

  4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo

  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley.

  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

  7. Registrar en la base de datos las leyendas «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la Ley.

  8. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. AUTORIZACIÓN. 
Para el tratamiento de datos personales, SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., deberá solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los datos personales, mediante cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

MECANISMOS DE RECAUDO DE AUTORIZACIÓN  Las autorizaciones serán tomadas por SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., a través de los siguientes medios:

  1. Escrito.
  2. De forma oral, mediante conversación telefónica o en videoconferencia.
  3. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, tales como, a través de una aceptación expresa a los términos y condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el tratamiento de sus datos personales.

OBLIGATORIEDAD DE LA AUTORIZACIÓN  En ningún caso SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., actuará, en cualquier instancia del tratamiento del dato personal, sin la autorización expresa e inequívoca del Titular del dato personal. Así mismo, SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., conservará el documento de autorización

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN  Los Titulares de los datos personales pueden revocar la autorización al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, dentro de las regulaciones establecidas por la Ley. Para ello SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., deberá establecer los mecanismos conducentes que permitan al Titular revocar la autorización.

ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S.., a través de una queja o reclamo la siguiente información:

  • La corrección o actualización de la información.
  • La supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.
  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la ley de protección de datos personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

TÉRMINO DE RESPUESTA PARA QUEJAS O RECLAMOS

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se accede o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como cookies, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente datos personales de los usuarios.

También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las cookies, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

5. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S.., en estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias, de acuerdo con el principio de responsabilidad demostrada, para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., No garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S.

TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES.

El Titular de la información autoriza expresamente que la totalidad de su información personal pueda ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, en desarrollo de relaciones interinstitucionales.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., tomará las medidas necesarias para que dichos terceros conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con las actividades propias de la relación con SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., también puede intercambiar Información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras, autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

  1. Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las del Colombia.
  2. Para cumplir con procesos judiciales y/o extrajudiciales que se lleven a cabo dentro del territorio colombiano y/o en el exterior.
  3. Para responder las solicitudes de las autoridades y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a Colombia.
  4. Para hacer cumplir los términos y condiciones comerciales y/o convencionales establecidos por SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., con terceros titulares de datos personales.
  5. Para proteger las operaciones de SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S.
  6. Para proteger los derechos, privacidad, seguridad o propiedad de SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., los suyos o los de terceros.
  7. Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

El Titular de datos personales tendrá derecho, en todo momento, a solicitar a SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., la supresión de sus datos personales, en los siguientes casos:

  1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2016 y demás normas complementarias.
  1. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron solicitados.
  1. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recolectados.

La supresión de datos personales consiste en la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con la solicitud manifestada por el Titular, a través de cualquier medio idóneo.

AVISO DE PRIVACIDAD

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., deberá informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

  1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
  2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  3. Los derechos que le asisten al titular.
  4. Los mecanismos dispuestos por SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S., para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

No obstante, lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

MEDIOS DE DIFUSIÓN DEL AVISO DE PRIVACIDAD Y DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Para la difusión del aviso de privacidad y de la política de tratamiento de la información, SJ ASESORIAS E INVESTIGACIONES S.A.S. podrá valerse de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular.

6. VIGENCIA

El presente Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del mes de 21 de noviembre de 2016. Teniendo en cuenta el Artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, esta política se divulgará a través de cualquier medio físico o electrónico y estará sujeta a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia.

Correo:

info@sjf.com.co

Teléfono:

(+57) 320 426 0698